Implanté au cœur de l’Isère, le tiers-lieu Mimosa & Co fait vivre le réseau professionnel en milieu rural. À la fois espace de coworking, studio créatif et lieu d’évènements, cette structure portée par l'association Commune s'est rapidement imposée comme un véritable catalyseur de lien social. Élodie Yonnet, présidente de l'association, revient sur l'histoire du projet, les défis de l'animation au quotidien et la manière dont l'événementiel dynamise aujourd'hui tout un territoire.
- Bonjour Élodie, pourriez-vous vous présenter et présenter Mimosa & Co ?
- Qu'est-ce qui vous a poussé à proposer un atelier et un studio photo/vidéo ?
- Quelle place occupe l'animation dans votre espace au quotidien ?
- Comment gérez-vous la communication et l'organisation de ces événements ?
- Comment mesurez-vous le succès d'un événement ?
- Quels sont les formats qui fonctionnent le mieux chez Mimosa & Co ?
- Y a-t-il un événement qui vous tient plus à cœur que les autres ?
- Quel conseil donneriez-vous à un gérant d’espace de coworking pour réussir l'organisation d'un événement ?
- Un dernier mot pour la fin ?
1. Bonjour Élodie, pourriez-vous vous présenter et présenter Mimosa & Co ?
Je suis Élodie Yonnet, je suis présidente de l'association Commune, qui gère notamment le tiers-lieu coworking Mimosa & Co, basé à Saint-Étienne-de-Saint-Geoirs en Isère, en milieu rural.
2. Votre espace dispose d'un atelier et d'un studio photo et vidéo. Qu'est-ce qui vous a poussé à proposer ce type de prestation ?
Je travaille dans la communication digitale, et dans l'équipe qui a construit le projet, la vice-présidente est photographe indépendante, et une autre personne organise des ateliers beauté et bien-être. Nous cherchions donc un lieu facilement modulable pour pouvoir proposer divers espaces à la location, qui nous serviraient aussi à nous en tant que résidents principaux de Mimosa & Co.
3. Pouvez-vous nous en dire plus sur la place qu'occupe l'animation dans votre espace au quotidien ?
Au départ, nous pensions que l'espace Mimosa & Co proposerait surtout du coworking, notamment suite à un sondage que nous avions fait. Et puis finalement, nous nous sommes vite rendu compte que le coworking restait assez exceptionnel. La réalité en milieu rural, c'est que beaucoup ont déjà un espace bureau chez eux, sont équipés, et sont davantage en demande de lien social et de réseautage. Nous avons en revanche une forte demande pour les bureaux privés, de professionnels qui ont des locaux en ville mais pas sur notre secteur, et veulent venir voir de la clientèle plus près.
Nous avons commencé à répondre à cette demande en proposant un rendez-vous mensuel de petit-déjeuner, puis des soirées afterwork thématiques. Petit à petit, des professionnels ont également demandé à louer l'espace et créer leurs propres événements ou ateliers. C'est devenu la rentabilité la plus importante pour l'association : chez Mimosa & Co, l'événementiel rapporte plus d'argent que le coworking.
Côté organisation, nous alternons, parce que cela reste, pour nous, un engagement bénévole d'organiser ces événements-là, en tant que bureau de l'association. Nous nous organisons entre nous : nous sommes cinq au bureau aujourd'hui, et nous essayons de travailler en binôme sur les événements, qui demandent beaucoup d'organisation.
4. Comment gérez-vous la communication et l'organisation de ces événements ?
Le fait que Desk propose à la fois la location d'espace et l'organisation d'événements est la raison qui nous a poussé à faire appel à vous en priorité, puisque cela nous libère une partie de la gestion. En plus, c'est simple d'utilisation et c'est centralisé. Nos utilisateurs, que ce soit pour le coworking ou l'événementiel, créent leur compte et n'ont plus qu'à s’inscrire automatiquement aux événements.
Au sujet de la communication : nous sommes deux à travailler dans la communication digitale, donc nous investissons du temps en tant que bénévoles de l'association pour cet aspect là. Nous avons commencé à construire une communauté sur Desk, ce qui nous permet de stocker les coordonnées de nos clients, puis nous envoyons une newsletter pour communiquer sur les événements mensuels.
Notre communauté nous suit également sur les réseaux sociaux, et nous avons notre site Internet, où tout a été fait pour que les liens de réservation renvoient automatiquement vers Desk, sur la bonne offre. C'est très pratique et cela nous fait gagner du temps dans la gestion des réservations et des relances, puisque nous pouvons relancer directement sur Desk.
5. Comment mesurez-vous le succès d'un événement ?
Pour être à l'aise sur un événement chez Mimosa & Co, nous pouvons monter à une trentaine de personnes. Mais nous avons conscience que lorsque l’on arrive à 20 professionnels à la fois, c'est déjà bien, et nous visons donc ce palier des 20 participants.
On se rend compte que les inscriptions sur les événements que l'on crée avec Desk se font beaucoup à la dernière minute ! Souvent, on n'a qu'une dizaine d'inscrits et tout se joue dans les 72 dernières heures : on double nos quotas sur les trois derniers jours.
Pour tous nos événements, nous essayons d'attendre la dernière minute et de laisser les réservations ouvertes. Il y a des personnes qui réservent le matin à 7h pour le petit-déjeuner de 8h, et c'est la même chose pour les soirées. Cela demande un peu de gestion pour les quantités de réception quand on fait appel à un traiteur pour les soirées, mais on s'adapte, parce que l'on sait que nos clients sont des professionnels et qu’ils attendent souvent de voir s'ils n'ont pas un imprévu, ou une charge de travail trop importante.
6. Avec l'expérience, quels sont les formats qui fonctionnent le mieux chez Mimosa & Co ?
Le petit-déjeuner (« Petit déj’ pro ») est très demandé. Nous essayons d'alterner le jour de la semaine pour que cela puisse convenir à certains professionnels qui ne peuvent pas venir tous les jours. Ce n'est pas ce qui est le plus rentable pour nous, parce que c'est proposé à petit prix, mais cela nous permet de faire connaître le lieu.
Ce qui est le plus rentable, en termes de bénéfice pour l'association, ce sont les soirées thématiques. Pour celles-ci, nous faisons en sorte que la moitié du prix d'accès couvre les boissons et la nourriture, et l'autre moitié revient à l'association.
7. Et parmi tout cela, y a-t-il un événement qui vous tient plus à cœur que les autres ?
Je dirais les « Soirées des pros ». Il y a beaucoup de clubs d'entrepreneurs autour de nous, et nous ne voulions pas faire des soirées de réseautage business traditionnelles. Nous organisons donc des soirées thématiques par corps de métier, pour que les professionnels qui travaillent dans un même secteur se connaissent entre eux.
Ce mois-ci, nous allons faire la « Soirées des pros » du bien vieillir. Il y a beaucoup de professionnels autour de la communauté Mimosa qui travaillent pour le maintien à domicile, l'adaptation des logements ou le lien social. La population est assez vieillissante sur notre secteur, et nous nous sommes rendu compte que les professionnels du bien vieillir ne se coordonnaient pas du tout entre eux, par manque de temps.
Nous misons sur ces soirées pour que cela profite autant aux professionnels qu'aux habitants du secteur. Au cours de cette soirée du bien vieillir, des structures et des intervenants à domicile vont pouvoir se rencontrer. Nous avons de très bons retours des professionnels comme des collectivités locales sur ce type d’évènement, et c'est tout l'intérêt de l'association : être engagée pour le territoire.
8. Quel conseil donneriez-vous à un gérant d’espace de coworking pour réussir l'organisation d'un événement ?
Il faut l'anticiper. En moyenne, nous pensons toujours les événements au moins un mois avant.
Et il faut être prêt à faire de la communication dessus jusqu'à la dernière minute ! Chez nous, c'est beaucoup de rappels par différents canaux de communication, parce que les professionnels voient passer l'information mais ne la notent pas forcément tout de suite, pris dans le quotidien. Certains notent un rappel mais attendent vraiment la veille pour s'inscrire, s'ils n'ont pas d'imprévu. Il faut donc être constant dans sa communication et dans les relances, sinon nous n’aurions jamais une jauge de participants suffisante.
9. Un dernier mot pour la fin ?
Je remercie Desk de répondre aux demandes d'amélioration quand nous pointons un détail ou quand nous avons besoin d'une fonctionnalité en plus. Parfois cela demande un peu de paramétrage, mais nous avons toujours des retours, c'est très appréciable. Nous avons pensé ce lieu à taille humaine pour pouvoir échanger d'humain à humain, et c'est super de retrouver cela chez Desk également.
