Guide d'utilisation

Une fois connecté sur Desk en mode Gérant (page de connexion), rendez-vous dans l’onglet « Mes espaces », puis cliquez sur le bouton « Ajouter un espace ».

Vous y serez invité à renseigner les caractéristiques de votre espace et à téléverser des images qui le mettent en valeur. Vous avez la possibilité de renseigner plusieurs salles (espace de coworking, salle de réunion, bureau fermé…).

Une fois l’espace enregistré, celui-ci est vérifié par notre équipe de modération, qui reviendra vers vous sous 48 heures pour sa mise en ligne.

Une fois connecté en mode Gérant (page de connexion), rendez-vous dans l’onglet « Mes espaces », cliquez sur « Modifier » sous l’espace de votre choix.

Vous accédez à la page de modification de votre annonce, similaire à la page de création, sur laquelle vous pouvez renseigner vos informations et images à jour, puis valider en cliquant sur « Mettre à jour » en bas de page.

Vous recevez par e-mail une notification pour chaque demande de réservation, à l’adresse associée à votre compte Gérant.

Si l’accès à votre espace est payant, le pré-paiement aura été effectué par le coworker. Il est sécurisé par notre prestataire Stripe, jusqu’à confirmation de la disponibilité de l’espace par vos soins. La demande de réservation est annulée en l’absence de réponse de votre part à la date d’expiration. Vous avez également la possibilité d’opter pour l’acceptation automatique des réservations, pour tout ou partie de vos salles.

Dans le cas d’une réservation effectuée par un coworker qui bénéficie de crédits de réservation pour vos espaces (par un abonnement ou un pack), celle-ci sera acceptée instantanément, et les crédits associés seront décomptés de son solde.

Vous avez la possibilité de décliner ou d’annuler une demande de réservation, depuis la page « Mes réservations ».

Dans le cas d’une réservation payante (en argent ou en crédits), vous aurez la possibilité de rembourser le coworker en cochant la case correspondante.

Afin d’assurer une expérience utilisateur optimale, les réservations ne peuvent être faites que pour les créneaux disponibles, c’est-à-dire lorsque la capacité maximale n’est pas atteinte, et que vous n’avez pas indiqué d’indisponibilité.

Tout à fait, une fois connecté en mode Gérant (page de connexion), rendez-vous dans sur la page « Réservations », puis dans l’onglet « Planification ».

Sélectionnez « Bloquer des créneaux ». Vous avez alors la possibilité de sélectionner l’une des salles de votre espace, ou toutes les salles, puis de bloquer un ou plusieurs créneaux d'indisponibilité en les sélectionnant puis en cliquant sur « Enregistrer ».

Si la salle venait à se libérer par la suite, vous pourrez toujours annuler ce blocage depuis l’onglet « Calendrier ».

Une fois connecté sur Desk en mode Gérant (page de connexion), vous pouvez renseigner vos coordonnées bancaires et de facturation depuis la page « Mon profil ». Renseignez d'abord toutes les informations de la section Paramètres de facturation et enregistrez. Une fois que c'est fait, rendez-vous dans la section Méthodes d'encaissement, et cliquez sur Stripe > Activer.

Vous êtes alors invité à renseigner vos coordonnées (à remplir par un responsable de la personne morale qui gère votre espace), puis vous serez redirigé sur le site web de notre prestataire de paiement sécurisé Stripe pour la suite du formulaire. Notez que si vous mettez en pause la démarche, vous pourrez la reprendre par la suite depuis la page « Mon profil » sur Desk, en cliquant sur « Finaliser » dans la section « Facturation & encaissements ».

Après avoir rempli le formulaire, cliquez sur « Accepter et envoyer ».

Félicitations ! Vous êtes redirigé vers Desk et vos informations sont enregistrées pour recevoir vos futurs paiements, dans un délai de dix jours maximum après la date de la prestation.

A tout moment, vous pouvez accéder à votre tableau de bord Stripe depuis la page « Mon profil », en cliquant sur « Dashboard Stripe ».

Une fois connecté sur Desk en mode Gérant, vous pouvez retrouver l'ensemble de vos factures depuis la page Documents. Vous avez la possibilité de filtrer sur une période donnée grâce au symbole calendrier, ou d'effectuer une recherche par client, montant ou prestation grâce à la barre de recherche.

Vous pouvez également retrouver les factures directement dans les détails prestations concernées, par exemple pour une réservation, un abonnement, un pack, un ticket d'inscription à un événement, ou même sur le profil d'un de vos clients.

Si vous avez souscrit à l’un de nos plans Pro ou Connect, vous avez la possibilité de renseigner vos offres de domiciliation depuis la page « Espaces », dans l’onglet « Formules », en cliquant sur « Ajouter » puis en sélectionnant « Abonnement ». Vous pouvez alors préciser les avantages associés à cette offre, son tarif, cocher « Domiciliation » dans les Options avancées, sélectionner l’espace de domiciliation puis enregistrer.

Votre offre de domiciliation apparaîtra sur la page de votre espace, et les coworkers auront la possibilité de vous contacter ou d’y souscrire directement en ligne, grâce au prélèvement automatique via Stripe (SEPA ou carte bancaire).

Si vous avez souscrit à l’un de nos plans Pro ou Connect, vous avez la possibilité de renseigner vos offres d’abonnement depuis la page « Espaces », dans l’onglet « Formules », en cliquant sur « Ajouter » puis en sélectionnant « Abonnement ». Vous pouvez alors préciser ce qui est inclus dans cette offre (crédits d’accès aux espaces et réductions), son tarif, puis enregistrer.

Votre offre d’abonnement apparaîtra sur la page de votre espace, et les coworkers auront la possibilité de vous contacter ou d’y souscrire directement en ligne, grâce au prélèvement automatique via Stripe (SEPA ou carte bancaire).

Les coworkers qui bénéficient de vos offres d’abonnements peuvent utiliser les crédits inclus dans leur formule pour effectuer des réservations dans vos espaces, et ces crédits seront renouvelés selon la fréquence que vous aurez indiquée.

Si vous avez souscrit à l’un de nos plans Pro ou Connect, vous avez la possibilité de créer des packs depuis la page « Espaces », dans l’onglet « Formules », en cliquant sur « Ajouter » puis en sélectionnant « Pack ». Vous pouvez alors préciser ce qui est inclus dans ce pack, son tarif, sa durée, puis enregistrer.

Votre offre de pack apparaîtra sur la page de votre espace, et les coworkers auront la possibilité de l’acheter en ligne, pour bénéficier instantanément des crédits de réservation associés.

Une fois connecté sur Desk en mode Gérant (page de connexion), rendez-vous sur la page « Communauté », dans l’onglet « Membres », puis cliquez sur « Ajouter ». Saisissez alors les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter, séparées par un espace ou une virgule, puis cliquez sur « Ajouter ».

Pour éviter le spam, aucune invitation n’est envoyée automatiquement. Vous pouvez suivre l’inscription des membres sur Desk grâce aux pictogrammes. Vous avez la possibilité d’inviter un membre à créer son compte Desk en cliquant sur « Inviter» depuis la liste de vos membres.

Dans l’encart « Groupes », vous avez la possibilité de définir des groupes au sein de votre communauté (incubés, abonnés, coworkers…), en cliquant sur « Créer un groupe » puis en cochant les adresses des membres concernés. Par la suite, vous pouvez mettre à jour ou supprimer ce groupe en cliquant sur les icônes crayon et corbeille associés.

Si un utilisateur souscrit en ligne à l’une de vos formules (abonnement, pack), il en bénéficiera automatiquement.

Néanmoins, si vous souhaitez attribuer manuellement une formule à un coworker, vous pouvez le faire. S’il n’y est pas déjà présent, ajoutez d’abord l’utilisateur à votre communauté (voir question précédente). Ensuite, depuis la page « Espaces », dans l’onglet « Formules », cliquez sur le bouton « ... » et sur « Attribuer ». Sélectionnez le coworker, cochez la formule que vous souhaitez lui attribuer, puis cliquez sur « Suivant ». Vous êtes alors invité à compléter les coordonnées du coworker. Cliquez enfin sur « Enregistrer ».

Le coworker bénéficiera alors de cette formule dès la création de son compte, ou dès sa prochaine connexion si son compte est déjà créé.

Sur la page Communauté, cliquez sur l'onglet « Événements ».

Cliquez alors sur « Ajouter ». Une fenêtre s'ouvre qui vous invite à renseigner les détails de votre événement. Vous avez la possibilité de choisir tout ou partie de votre communauté en tant qu'invités, et ces personnes seront invitées par e-mail. Vous pouvez également ajouter des billets, gratuits ou payants, et indiquer une quantité disponible pour chacun.

Ajoutez une photo (format paysage) d'illustration de votre événement et enregistrez. Votre événement apparaîtra alors dans la liste de vos événements, où vous pouvez suivre les inscriptions, modifier la visibilité, et exporter la liste des participants.

Pour obtenir le lien d'inscription et le diffuser, il vous suffit de cliquer sur le titre de l'événement, et de copier l'adresse URL de la page concernée, dans la barre d'adresse.

Une fois connecté en mode Gérant (page de connexion), rendez-vous sur la page Documents, et ouvrez l'onglet « Devis ».

Cliquez sur le bouton « Créer ». Une fenêtre s'ouvre et vous permet d'importer un membre de votre communauté ou de saisir manuellement les coordonnées du client concerné.

Dans la section « Prestations », vous pourrez renseigner l'ensemble des produits et services compris dans le devis et leurs tarifs. Vous pourrez également éditer les informations complémentaires qui seront présentes en bas du devis.

Une fois le devis enregistré, celui-ci apparaîtra dans votre liste. Vous pourrez télécharger le document en cliquant sur l'intitulé du devis, l'envoyer, l'éditer ou le supprimer, et le valider le moment venu en cliquant sur « A valider ». Une facture correspondante sera alors créée, et les réservations éventuelles présentes dans le devis seront confirmées.

Sur la page Documents, dans l'onglet « Factures », cliquez sur le symbole calendrier et sélectionnez la période de votre choix. Cochez alors la case à gauche de « Intitulé ». L'ensemble des factures datées de la période sélectionnée seront alors cochées.

Cliquez sur « Export », et Desk lancera le téléchargement d'un dossier (.zip) contenant un tableau récapitulatif de l'ensemble des factures (format .csv) et les documents originaux de chaque facture (format .pdf), pour la période sélectionnée.

Sur la page Documents, dans l'onglet « Factures », le code couleur du « Montant TTC » de chaque facture indique son statut de paiement. Un montant affiché en vert a déjà été payé.

Pour un montant affiché en gris (non payé) ou orange (payé partiellement), il vous suffit de cliquer sur le montant, et une fenêtre de « Suivi de(s) paiement(s) » s'ouvrira.

Dans cette fenêtre, vous pouvez renseigner un paiement reçu (virement, chèque, espèces...), son montant, et sa date. Vous avez également la possibilité de générer un lien de paiement (Stripe ou PayFiP, selon le moyen de paiement associé à votre compte) pour tout ou partie du montant restant à payer.

Vous pourrez alors communiquer ce lien à votre client pour faciliter son règlement. Dès que le règlement sera effectué, vous recevrez une confirmation par e-mail et le paiement sera automatiquement enregistré pour cette facture.

Si vous avez souscrit à l’un de nos plans Pro ou Connect, vous avez la possibilité de synchroniser votre compte Desk avec votre calendrier Google ou Outlook, depuis la page « Mon profil », dans l’encart Intégrations.

Sous l’icône Google Calendar ou Outlook Calendar, cliquez sur « Activer », puis sélectionnez le compte Google ou Outlook que vous souhaitez synchroniser à Desk, et confirmez. Vos prochaines réservations Desk seront alors reproduites dans l'agenda du compte sélectionné, selon le code couleur que vous avez associé à chacune de vos salles.

Dans le cadre d'un plan d'abonnement Connect, Desk peut être synchronisé avec votre système de contrôle d'accès compatible (voir la liste de nos partenaires) pour automatiser les accès de vos clients à vos espaces.

Pour activer cette synchronisation, nous vous invitons à nous contacter par e-mail à l'adresse contact@desk.community.

Pour bloquer sur une longue durée un bureau ou un poste de travail, créez d'abord une formule d'abonnement depuis la page « Espaces », dans l’onglet « Formules », en cliquant sur « Ajouter » puis en sélectionnant « Abonnement ». Renseignez les informations au sujet de votre offre de location, et ajoutez un avantage de type « Poste attitré » (pour la réservation d'un poste de travail) ou « Privatisation » (pour la réservation complète d'une salle), en cochant la salle concernée, puis enregistrez.

Une fois l'offre créée vous pouvez l'attribuer à un client. Pour cela, sur la ligne de la formule concernée, cliquez sur le bouton « ... » et sur « Attribuer ». Renseignez les coordonnées du client, sélectionnez une date d'activation, et une date d'expiration (facultative) puis cochez si vous souhaitez activer la facturation via Desk ou non.

Vous avez également la possibilité d'adresser un lien de souscription en ligne à votre client, en cliquant sur le bouton « ... » et sur « Partager ». Le client pourra alors signer électroniquement un mandat de prélèvement automatique (SEPA ou carte bancaire) pour cette offre.

Tant que la formule sera active for ce client, Desk adaptera automatiquement les disponibilités de la salle concernée pour les autres clients.

Lors de la création ou de la modification de votre annonce, dans la section Options avancées, vous pouvez indiquer les conditions d'annulation de votre choix : strictes (pas d'annulation possible), flexibles (annulation possible jusqu'à un délai et avec un pourcentage de remboursement paramétrables par vos soins) ou souples (annulation possible jusqu'au début de la réservation et remboursement à 100 %).

Ces conditions s'appliqueront aux réservations effectuées par vos clients, qui pourront annuler leurs réservations en autonomie depuis leur compte Coworker. En tant que Gérant de l'espace, vous aurez toujours la possibilité d'offrir ponctuellement des conditions d'annulation plus favorables pour faire un geste commercial à un client, en annulant la réservation depuis votre propre Calendrier et en précisant un pourcentage de remboursement.

Vous pouvez paramétrer la visibilité de votre formule depuis ses options avancées.

De plus, pour apparaître sur votre annonce, votre formule doit contenir au moins un avantage qui concerne les salles de votre annonce : par exemple un crédit d'heures à utiliser, un pourcentage de réduction, une domiciliation au sein de l'espace, etc.

Une formule qui ne contient aucun avantage n'apparaîtra pas sur votre annonce Desk.

Veillez donc à bien cocher la ou les salles concernées lorsque vous ajoutez un avantage à votre formule.

Sur Desk, vous pouvez bloquer automatiquement la disponibilité d'une salle lorsqu'une autre salle est réservée, par exemple pour mettre à disposition des salles de réunion qui peuvent être décloisonnées, ou disponibles dans différentes configurations.

Pour cela, dans l'interface de création ou de modification de votre annonce, ouvrez les détails d'une salle X, puis les options avancées de cette salle X, et sélectionnez une ou plusieurs salle(s) affiliée(s). La disponibilité de ces salles sera automatiquement bloquée sur les créneaux pour lesquels la salle X est réservée.

Vous pouvez ainsi paramétrer en toute simplicité des interdépendances pour les disponibilités de vos différentes salles.

Oui ! Si vous êtes titulaire d'un Plan Connect, cette fonctionnalité est incluse dans votre abonnement. Si vous êtes titulaire d'un Plan Pro, cette fonctionnalité est disponible sur option.

Dans un premier temps, renseignez vos modèles de contrat (domiciliation, mise à disposition de moyen, bail, etc.) depuis la page Documents, dans l'onglet Modèles. Vous pouvez y paramétrer des champs dynamiques, par exemple le nom du client, qui seront préremplis automatiquement lors de l'attribution du contrat à un client. Pour cela, n'hésitez pas à vous aider de la liste disponible sur la gauche de l'écran.

Une fois votre modèle créé, rendez-vous sur la page Espaces, dans l'onglet Formules, pour éditer la formule d'abonnement concernée par le contrat. Dans ses options avancées, vous pourrez associer le modèle de contrat à cette formule.

Par la suite, lorsque la formule sera achetée ou attribuée par vos soins à un client, Desk vous proposera automatiquement le contrat prérempli avec les coordonnées du client et de sa société. Vous pourrez à nouveau l'éditer librement pour l'adapter aux besoins spécifiques du client, puis l'envoyer en signature électronique au client et à toutes les parties concernées. Vous serez notifié par courriel des étapes successives de signature et retrouverez le contrat dans les détails de l'abonnement du client. Le module de signature électronique intégré à Desk est conforme à la règlementation européenne eIDAS.

Tout à fait, votre logiciel Desk de gestion d'espaces de coworking et de centres d'affaires est Solution Compatible pour la Réforme de la Facturation électronique qui entre en vigueur en septembre 2026.

Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans cet article.

Vous pouvez créer des codes promotionnels pour vos prestations vendues sur Desk ! Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Espaces > Formules, cliquez sur « Ajouter une formule », et sélectionnez « Code promo ».

Vous pouvez alors renseigner l'intitulé du code (par exemple BIENVENUE20), le pourcentage de réduction associé, et les prestations concernées par le code (salles, formules, ou événements). Enregistrez, et le code sera valable instantanément.

Vos clients pourront saisir le code lors de leurs achats ultérieurs dans la section « Code de réduction ».

Oui, si vous êtes titulaire d'un Plan Connect, ou si vous êtes titulaire d'un Plan Pro et que vous avez souscrit l'option Domiciliation, vous pouvez enregistrer sur Desk les documents justificatifs de vos clients (Kbis, attestations d'assurance...), et paramétrer leurs dates d'expiration.

Un rappel sera envoyé automatiquement à vos clients à l'approche de la date d'expiration, afin qu'ils vous adressent un document à jour.

Pour cela, rendez-vous dans le paramétrage d'une formule d'abonnement sur la page Espaces > Formules.

Dans les options avancées de cette formule d'abonnement, vous pouvez renseigner les justificatifs nécessaires pour cette formule dans l'encart « Justificatifs ».

Par la suite, lorsque la formule sera attribuée à un client ou achetée par un client, vous retrouverez, dans le détail de l'abonnement de ce client, une section « Justificatifs ». Vous pourrez y téléverser les différents documents, et renseigner leurs dates d'expiration respectives. Vous avez la possibilité d'ajouter, de mettre à jour ou de retirer des justificatifs pour chaque client en utilisant les boutons dédiés.

Depuis la page Espaces > Formules ou la page Communauté, ouvrez les détails de l'abonnement de ce client.

En bas à droite, cliquez sur le bouton « Annuler ». Vous pouvez choisir de mettre fin immédiatement à cette formule, ou de planifier une date d'expiration ultérieure. La formule sera désactivée à la date souhaitée, et cela mettra fin automatiquement aux avantages du client, à la facturation de la formule et au prélèvement automatique mis en place via Desk, le cas échéant.

Dans une formule d'abonnement, vous avez la possibilité d'ajouter un avantage de type « Encours ». Celui-ci permet aux clients titulaires de la formule de réserver sans payer en ligne, puis d'être facturés pour ces réservations sur la facture d'abonnement suivante.

Vous pouvez sélectionner un montant maximal d'encours, et sélectionner les salles dans lesquelles l'encours sera utilisable par le client.

Ses réservations avec encours seront reportées automatiquement sur la facture d'abonnement suivante. Dans le cas où le client a mis en place un prélèvement automatique via Desk, le montant de ce prélèvement sera modulé automatiquement chaque mois ou année selon l'utilisation de son encours.

Dans les détails de la formule d'abonnement du client, un bouton « Mettre à jour le moyen de paiement » est disponible, côté Gérant et côté Coworker. Il permet de modifier le compte bancaire utilisé pour le prélèvement automatique, ou la carte bancaire débitée automatiquement.

A noter : En cas d'échec de prélèvement, une notification et un lien de mise à jour du moyen de paiement sont envoyés automatiquement au Gérant par e-mail.

Si vous êtes titulaire d'un Plan Connect et que Desk est synchronisé à votre système de contrôle d'accès, vous pouvez retrouver le code d'accès dans les détails de la réservation de votre client, en passant la souris sur le symbole « clé », à côté de la date concernée.

Votre client reçoit le code d'accès automatiquement par e-mail, et peut également le retrouver sur Desk, dans les détails de sa réservation, de la même manière.

Excellente idée ! Rendez-vous sur Mon profil, dans la section « Parrainage ».

Copiez-collez votre invitation prête à l'emploi avec le bouton « Inviter un confrère ». Vous n'avez plus qu'à l'envoyer : tout y est !

Vous et votre filleul(e) recevrez vos récompenses selon l'offre souscrite. Vous retrouverez tous les détails du programme de parrainage dans les conditions générales, accessibles au même endroit.